Outlook: izveidojiet adresātu sarakstu no Excel izklājlapas - kā tas darbojas
Šajā praktiskajā padomā mēs parādīsim, kā izveidot adresātu sarakstu no Excel adreses tabulas programmā Outlook.
1. darbība: pielāgojiet Outlook adrešu sarakstu Outlook Mail adresātu sarakstam
Pirms kontaktu saraksta importēšanas programmā Outlook, tas vispirms ir jāsagatavo. Pretējā gadījumā Outlook nevar apstrādāt jūsu izklājlapu. Šis piemērs ir balstīts uz Office 2007, atšķirības no Office 2010 ir minētas tekstā. Zemāk redzamajā attēlu galerijā mēs atkal izskaidrosim atsevišķās darbības.
- Atlasiet visas rindas un kolonnas, kuras vēlaties ievietot.
- Lentes zem “Formulas” atradīsit vienumu “Define names”.
- Šeit jūs varat nosaukt savus marķētos datu ierakstus (skatīt attēlu). Piemēram, izvēlieties tādu vārdu kā “Kontakti” un noklikšķiniet uz Labi.
- Saglabājiet sarakstu kā “xls” failu vai kā csv. Iespējams, ka programma Outlook "nesaprot" jaunāku xlsx formātu.
- Jūsu adrešu saraksts tagad ir gatavs importēšanai Microsoft Outlook. Tagad aizveriet programmu Excel.
2. solis: integrējiet Excel tabulu programmā Outlook
Tagad savu kontaktinformāciju programmā Outlook varat importēt šādi:
- Outlook 2007: Atveriet cilni "Sākt" un noklikšķiniet uz "Importēt / eksportēt ...". Programmā Outlook 2010 jūs varat nokļūt dialoglodziņā “Importēšana”, izmantojot “File | Open”.
- Tiek atvērts "Importa / eksporta palīgs". Sarakstā atlasiet “Importēt no citām programmām vai failiem” un noklikšķiniet uz “Tālāk”.
- Nākamajā logā atlasiet "Microsoft Excel". Noklikšķinot uz Tālāk, tiek apstiprināts jūsu ieraksts.
- Dodieties uz "Pārlūkot ..." un atlasiet iepriekš saglabāto Excel sarakstu. Ja vēlaties izvairīties no izveidotā saraksta dublikātiem, jums vajadzētu arī pārbaudīt opciju Neimportēt dublikātus.
- Kā mērķa mapi atlasiet “Kontakti”.
- Atzīmējiet rindu "Importēt kontaktus mapē: Kontakti". Ja pirmajā solī esat piešķīris citu vārdu, tas tiks parādīts, nevis “Kontakti”. Pēc tam noklikšķiniet uz “Kartes (pielāgoti) lauki”.
- Kreisajā pusē tagad varat redzēt savas vērtības no tabulas. Tagad piešķiriet tos laukiem labajā pusē, izmantojot velciet un nometiet. Piemērs: laukam "Vārds" jūs piešķirat vārdu "Tonijs Starks". Saistītā e-pasta adrese atrodas sadaļā “E-pasts”. Protams, jūs varat piešķirt arī citas vērtības, piemēram, adresi, tālruņa numuru, faksu utt.
- Apstipriniet ierakstu ar taustiņu OK un noklikšķiniet uz “Pabeigt”.
- Tagad jūs esat importējis savu adrešu sarakstu no Excel programmā Outlook.
3. solis: izveidojiet adresātu sarakstu
Tagad viss, kas jums jādara, ir izveidot adresātu sarakstu. Jaunākās Outlook versijās šo sarakstu sauc par "kontaktu grupu".
- Zem “File” pārejiet uz “New” un atlasiet “Distribution list” (Outlook 2007). Programmā Outlook 2010 jūs izveidojat adresātu sarakstu, izmantojot ierakstu “Kontakti” (apakšā pa kreisi) un pēc tam izvēlnes joslā “Jauna kontaktu grupa”.
- Noklikšķiniet uz "Atlasīt dalībniekus" un adrešu grāmatas režģa labajā pusē atlasiet "Kontakti".
- Tagad sarakstam varat pievienot neierobežotu skaitu importēto kontaktpersonu. Apstipriniet savu izvēli ar Labi.
- Tagad jūs varat nosaukt adresātu sarakstu. Apstipriniet savu ierakstu ar “Saglabāt un aizvērt”.
Piezīme: Šis praktiskais padoms tika veikts, izmantojot programmas Excel 2007 un Outlook 2007. Atkarībā no versijas atsevišķie soļi var nedaudz atšķirties no instrukcijām.
Šis praktiskais padoms izskaidro, kā Outlook iestatīt otro laika joslu.